达索系统举报警示程序

“举报人”是指善意地报告或披露有关违规行为的信息的个人（相关定义见下文第3条）。

举报人可以在其专业性工作范围之内或之外发出警示。如果相关信息不是在专业性工作过程中获得的，举报者必须对相关事实有个人的了解。无论如何，他/她必须属于以下类别之一：

• 3DS员工：3DS的管理人员、员工和实习生，无论他们的职能、级别职位或工作地点如何，无论他们是正在被招聘还是已经被招聘（前提是信息已作为申请流程的一部分进行收集），无论他们是否全职或兼职，签订永久或定期合同；
• 前3DS员工，前提是信息是在雇佣关系的背景下收集的；
• 3DS的外部和临时承包商/员工, 尤其是被分配了@3ds.com地址的服务提供商，无论他们的任务是什么，也无论他们是否正在谈判合同；
• 3DS承包商及其分包商为自然人，或在法人实体的情况下，为其行政、管理或监督机构的成员及其工作人员；
• 3DS股东大会上的股东和投票权持有人；
• 3DS行政、管理或监督机构的成员。

3DS承诺会处理任何警示，即使是上述人员以外的人发出的警示。

使用本举报警示程序既不是强制性的，也不是排他性的。

可以通过任何方式发出警示。无论是在本程序框架之内还是之外收到的警示，3DS都将应用本程序中规定的保密和非报复原则来处理其收到的所有警示。（参见第5条）。

在某些国家/地区，举报人可以同时或交替向适用国家/地区的法律指定的外部机构发送举报警示。

请参阅本举报警示程序的附录B，了解具体国家举报规定的详细信息。

如果他或她认为这是合理的，任何了解以下情况的举报人：

• 可能构成违反《商业行为准则》的行为或情况，尤其是腐败或以权谋私的行为，如3DS《商业行为准则》和《反腐败政策》中所述；
• 刑事犯罪，违反（或试图隐瞒违反）法律或法规，或违反经法国核准或批准的国际承诺，或违反经欧盟法律法律规，或违反任何适用于3DS的法律；
• 对公众利益构成威胁或损害；
• 严重侵犯人权和基本自由、人类健康和安全规则或损害环境的风险；
  
  （以下简称“违规行为”，或单独称为“违规行为”）

可以根据本文规定的举报警示程序（以下简称“警示”）善意地报告此类违规行为。

在当地法律允许的范围内，如果某些事实属于以下范畴，则不能报告：

• 国防和安全秘密，
• 受保护的信息或机密信息，
• 司法审议中的信息，
• 调查或司法询问的保密性，
• 律师-委托人特权
• 医疗机密信息。

4.1 我应该联系谁来发出举报警示？

任何希望向3DS举报违规行为的举报人都可以将其报告以及支持该警示的任何信息和/或文件发送给3DS商业道德人员或道德经理[3]（统称为“举报中心”）：

• 最好以书面形式
• 通过电子邮件发送至：people.ethicscommittee@3ds.com
• 或者通过以下链接填写达索系统道德委员会的在线表格
   
• 或口头
• 通过在专用语音信箱上留下电话语音留言
• 或通过现场见面会议[4]。

请参阅附录C查找与您所在国家/地区相关的语音信箱号码。

只有举报中心才能访问相关邮箱和语音信箱。他们以3DS道德委员会的名义代表其行事。

如果所举报的违规行为需要一个或多个举报中心来处理，举报人可以通过电子邮件联系3DS首席执行官，后者会将此事直接提交给3DS道德委员会，其目标任务是确保遵守3DS《商业行为准则》中所述的3DS价值观。

在某些国家/地区，举报人可能有权使用当地渠道发出警示。请参阅举报警示程序附录B，了解您所在国家/地区特定举报规定的详细信息。

4.2 什么是好的举报？如何有效举报？

为便于高效处理警示，建议举报人：

• 表明自己的身份，
• 说明其是否以专业身份行事，具体说明其是否属于上述人员类别（参见第1段“谁可以成为举报人？”），如果不是，则说明其是否对所指控的事实知情，
• 准确描述具体情况，提供客观事实、日期和相关人员的姓名，
• 提供事实证据（例如报告、文件、信件等）有助于核实所指控的事实，以便进行彻底调查并阻止任何诽谤行为。

用于描述所指控事实的措辞必须诚实地反映所指控的事实以及任何不确定因素。

随后，举报人和举报中心之间的交流将通过电子邮件和/或电话联系、或3DS内部即时通信和/或3DEXPERIENCE平台上提供的其他方式。此外，举报中心还可以提议召开会议，包括通过视频会议召开远程会议。

4.3 举报警示是否可以匿名？

警示可以是匿名的。然而，匿名举报会导致难以进行彻底调查以查明事实及难以与举报人沟通。

5.1 3DS致力于维持机密性

3DS致力于维持在举报人警报框架内收集的信息的机密性和完整性，尤其是举报人的身份。

3DS承诺对举报人的身份保密。

除非得到举报人的明确同意，否则他/她的身份（或能够识别他/她身份的要素）将仅传达给专门负责3DS内警报处理（尤其是调查及其后续行动）的人员，并且这种沟通对于处理警示是必要的。根据达索系统道德委员会章程的条款，这些人员必须遵守严格的保密义务。

此外，3DS还承诺对警示中收集的信息保密并确保其完整性，以及：

• 举报警示的目标人员的身份，
• 警示中提到的任何第三方的身份。

举报人的身份（或能够识别他/她身份的要素）和目标人员的身份（或能够识别他/她身份的要素）可始终由3DS传达给司法机构。然后通知举报人，除非该信息可能会影响法律程序。

5.2 3DS正式禁止一切报复行为

3DS禁止对任何善意提交举报警示的任何举报人进行任何形式的报复，包括企图报复。

报复行为可能包括，例如：（i）被排除在招聘过程之外或无法获得实习或专业培训，（ii）受到惩罚或解雇，或（iii）在社交媒体上受到胁迫、恐吓、骚扰、排斥或声誉攻击，或（iv）受到直接或间接的歧视性措施，尤其是在薪酬、利润分享措施或股份分配、培训、重新分类、分配、资格、分类、专业晋升、转让或续签合同方面。根据事实和情况，道德骚扰行为也可能构成报复。

由于此举报警示程序不是强制性的，3DS还禁止对在此举报警示程序之外提交警示的人员采取制裁或报复行为。

不当使用举报警示程序（尤其是仅为了损害员工或3DS的利益）可能会使发起者受到纪律处分和法律诉讼。

在某些国家/地区，帮助举报人提交举报警示的个人（“协助者”）受到适用法律规定的条件的保护，尤其是免受报复。本程序的附录B列出了具体国家/地区的规定。

根据适用的法律法规，对警示进行公正、谨慎的分析，并在适当的情况下进行验证、调查和采取任何必要的行动。

举报中心可能会要求举报人提供更多信息，以评估所提出指控的准确性。

相关警示由达索系统道德委员会授权的举报中心进行处理。

达索系统道德委员会每月举行一次会议。截至本程序制定之日，其成员为公司秘书、人力资源总监、法务总监、内部审计总监、人事道德总监、商业道德与合规性总监以及集团合规官。

该委员会确保遵守3DS《商业行为准则》中规定的规则，并负责系统地调查引起其注意的不遵守3DS《商业行为准则》的事件，尤其是通过举报警示程序进行调查的事件。

道德委员会：

• 被告知任何违反3DS特定道德和合规政策、建议和流程的行为，
• 检查已实施的行动计划，
• 如果存在复杂的管理问题或局部利益冲突，则在向3DS运营企业发布其结论和建议之前，执行、定义和监控这些计划。

如果指控不准确或没有根据，或者警示变得无关紧要，则在调查结束时通知道德委员会。

7.1 最迟在收到此类通知后七（7）个工作日内以书面形式通知举报人收到他/她的警示。

如果警示被视为不可接受或因缺乏详细信息而无法处理，则举报人将收到电子邮件告知3DS无法进行跟进的原因。

当有可能跟进警示时，应以书面形式通知举报人在收到警示后采取的行动，以评估指控的准确性，并在适当的情况下，最迟在确认收到警示后三（3）个月内对警示主题进行纠正。

这些时间限制不适用于匿名警示。

在匿名警示的情况下，举报人仅在提供联系电子邮件或通信地址时才会收到此信息。

7.2 作为警示对象的人会在合理的时间内（原则上自警示处理之日起一（1）个月内）被告知有关他或她的警示的存在，以及在此背景下对其个人数据的处理情况。

然而，当该信息可能严重损害警示处理目标的实现时，例如存在销毁证据的风险，则可以推迟该信息。在这种情况下，一旦风险消除，尤其是在第一次与相关人员面谈时，将立即提供相关信息，或者，如果无法做到这一点，最迟在警示处理结束时提供。除非得到举报人的明确同意，否则该信息将不包含任何与举报人身份有关的信息。

7.3 参与收集或处理警示的人员（尤其是见证人）将尽快且最迟在第一次联系时被告知其个人数据的处理情况。

7.4一旦警示得到处理，举报人将收到电子邮件告知该程序已结束。

如果因警示而对相关人员提起纪律处分或法律诉讼，则相关人员可根据可适用的法律和规则获取这些信息。

在本举报警示程序中收集的个人数据由作为数据控制者的3DS进行处理。

此个人数据仅会传达给（i）举报中心，（ii）专门负责3DS内警示管理（尤其是调查及其后续行动）的人员，并且前提是此通信对于处理警示是必要的，以及（iii）有权要求传达该数据的主管当局。

有关3DS如何保护您的个人数据的详细说明，请参阅该程序的附录A。

此个人数据仅会传达给（i）举报中心，（ii）专门负责3DS内警示管理（尤其是调查及其后续行动）的人员，并且前提是此通信对于处理警示是必要的，以及（iii）有权要求传达该数据的主管当局。

1. 谁会涉及到个人数据的保护？

作为该举报警示程序的一部分，3DS将收集并存储以下人员（“数据主体”）的个人数据：

• 举报人警示的发起者；
• 警示的目标人员；
• 参与收集或处理警示的人员，尤其是见证人、协助者和与举报人接触的第三方。
   

2. 哪些个人数据被收集？

作为举报警示程序的一部分而收集的个人数据可能包括：

• 数据主体的身份、职能和联系方式，
• 举报的事实和在核实举报事实过程中收集的信息，
• 关于验证的操作和针对警示采取的行动的报告。

鉴于处理的性质并根据警示的性质，3DS还可能收集适用《个人数据保护条例》含义内的敏感个人数据。

为此，3DS进行了数据保护影响评估（DPIA），以确保上述处理提供所有适当的保证，以保护数据主体的权利和自由。此影响分析已由3DS数据保护官进行评估和验证。

根据最小化原则，3DS确保仅实际收集和处理以处理为目的所需的数据，提醒警示的发起者，在举报警示程序框架内传达的信息必须保持真实，并与警示的主题存在直接联系。

3. 3DS会将个人数据保留多长时间？

3DS在处理警示期间保留个人数据，且不影响法定保留义务和时效期限。

作为一般规则，考虑到任何进一步调查所需的时间，警示只能在处理和保护举报人、他们所关注的人和他们提到的第三方的严格必要和相称的时间内进行保存。更具体地说，数据主体的个人数据将被保存：

• 在收到警示后的一段合理时间内处于活动状态，直到对警示的后续行动做出最终决策；
• 在做出最终决策后，以中间档案的形式（即仅由授权人员在与其职能相关的需要了解的基础上访问的档案），在合理的时间内，与其处理和对举报人、其相关人员和其提及的第三方的保护严格成比例，同时考虑到任何其他调查的最后期限。

当对警示采取后续行动，尤其是对目标人员或滥用警示的行为人采取纪律程序或法律行动时，与警示有关的数据将一直保存到法律程序结束、诉讼时效或法律手段到期。

档案是根据3DS内适用的一般档案保留政策保存的，在任何情况下，保存期都不超过法律诉讼的持续时间。

4. 3DS处理个人数据的目的是什么？

作为举报警示程序的一部分而收集的个人数据仅用于处理警示（接收和处理警示，管理检查、调查和分析，定义警示的后续行动，以及根据本程序保护数据主体），并在任何司法管辖区捍卫或行使权利，以遵守适用的法律义务和/或3DS的合法利益。

5. 3DS如何管理个人数据的传输？

出于确认或调查警示的目的，处理的个人数据可能会转移到3DS所在的国家/地区；这些国家/地区的列表会定期进行更新，并可在3DS网站的以下页面上进行访问.

为了确保向数据主体所在国家/地区当局（例如欧盟委员会）未认为对个人数据提供足够水平保护的国家/地区的传输得到足够的保护，传输将基于数据主体所在国家/地区当局认可的对个人数据提供充分保护的担保（例如欧盟委员会或任何其他相关机制发布的标准合同条款）。数据主体可以通过以下表格直接发送请求，请求更多关于3DS用于传输其个人数据的机制的信息。

6. 数据主体的权利是什么？

根据个人数据保护的适用规定，数据主体有权访问、纠正和限制对其个人数据的处理。

访问权可能会根据行使者、调查阶段和识别举报人的风险而受到限制。

纠正权可能仅涉及事实数据，3DS可以根据证据验证其材料准确性，并且不得删除或替换数据，即使最初收集的数据有错误。

但是，根据有关保护个人数据的适用法规，数据主体不得行使其删除、反对和携带个人数据的权利，只要其在应用本程序时的处理是为了遵守3DS所承担的法律义务所必需的。

所有这些权利都可以通过以下联系方式表发送请求来进行行使。

根据适用的数据保护法律，数据主体有权向其当地数据保护机关提出投诉。如果数据主体位于欧盟、列支敦士登、挪威或冰岛，则其有权向法国国家信息与自由委员会（CNIL）提出投诉。

7. 如果我对我的个人数据有疑问，我应该联系谁？

任何相关方均可通过以下联系方式表发送请求，联系3DS数据保护官员。

各国/地区的特定规定（如有）可从以下链接获取：

https://www.3ds.com/about/corporate-responsibility/ethics-compliance/whistleblowing-alert-procedure 

您可以通过点击以下链接找到这些电话号码，您可以在语音信箱中留下与您所在国家相对应的信息，从而发出警报。

[1] 其中包括2016年12月9日关于打击腐败的法国第2016-1691号法律（“Loi Sapin 2”）；2017年3月27日关于母公司和命令公司警惕义务的第2017-399号法律（“警惕义务”）和2022年3月21日旨在加强对举报人保护的第2022-401号法律（《瓦瑟曼法》），将2019年10月23日关于保护举报违反欧盟法律行为的人的第2019/1937号法国法律指令，通常称为《举报人指令》及其2022年10月3日第2022-1284号实施法令。

[2] 达索系统是指达索系统股份有限公司以及受达索系统股份有限公司直接或间接控制或共同控制的所有个人和实体，无论此类控制权是由管理机构、股权还是其他方式行使。

[3] 道德与合规官员

[4] 此外，举报人还可以要求与举报中心进行面谈或视频会议，以解决他或她的警示。在所有情况下，口头报告必须在举报人同意的情况下进行记录。如果未同意录音，举报人将被邀请以书面形式提交其警示。