Процедура сообщения о нарушениях в рамках служебного разоблачения дополняет положения Кодекса делового поведения Dassault Systèmes.
Она была разработана и обновлена в соответствии с французскими законами о борьбе с коррупцией и обязанности надзора, а также Европейской директивой от 23 октября 2019 г. о защите лиц, сообщающих о нарушениях[1].
Она должна применяться в каждой компании группы Dassault Systèmes[2] (далее — 3DS), при этом особые положения, действующие в конкретных странах, приведены в приложении B к настоящей Процедуре.
Настоящая Процедура сообщения о нарушениях в рамках служебного разоблачения применяется в отношении информаторов.
1. Кто может быть информатором?
Информатор — это лицо, которое без прямого финансового вознаграждения добросовестно сообщает или раскрывает информацию о нарушении (согласно определению этого термина в статье 3 ниже).
Информатор может подать сообщение, касающееся или не касающееся его профессиональной деятельности. Если информация была получена не в ходе профессиональной деятельности, Информатору должны быть лично известны факты. В любом случае он должен принадлежать к одной из указанных ниже категорий людей.
• Сотрудники 3DS: руководители, сотрудники и стажеры 3DS, независимо от их функций, положения в иерархии или места работы, от того, находятся ли они в процессе приема на работу или уже трудоустроены (при условии, что информация получена в процессе трудоустройства), работают ли они полный или неполный рабочий день, по бессрочному или срочному договору
• Бывшие сотрудники 3DS при условии, что информация получена в контексте трудовых отношений
• Внешние и временные подрядчики/сотрудники 3DS, в частности поставщики услуг, которым выделен адрес @3ds.com, независимо от их задач и независимо от того, находятся ли они в процессе переговоров о заключении договора
• Подрядчики 3DS и их субподрядчики, являющиеся физическими лицами, а в случае юридических лиц также члены их органов администрации, управления или надзора и члены их персонала
• Акционеры и обладатели права голоса на общем собрании акционеров 3DS
• Члены органов администрации, управления или надзора 3DS
3DS обязуется рассматривать все сообщения о нарушениях, даже если они поданы другими лицами, не указанными в списке выше.
2. Есть ли другие варианты действий, помимо использования данной Процедуры сообщения о нарушениях в рамках служебного разоблачения 3DS?
Использование данной Процедуры сообщения о нарушениях в рамках служебного разоблачения не является обязательным или единственным вариантом действий.
Сообщения о нарушениях можно подавать любым способом. 3DS обработает все полученные сообщения о нарушениях с применением предусмотренных данной Процедурой принципов конфиденциальности и недопущения мер возмездия, независимо от того, были ли такие сообщения поданы в рамках данной Процедуры или нет. (См. статью 5.)
В некоторых странах информатор может вместо внутреннего сообщения или одновременно с ним направить сообщение о нарушении внешним органам, установленным законодательством соответствующей страны.
Особые положения касательно сообщений о нарушениях для конкретных стран подробнее описаны в приложении B к данной Процедуре сообщения о нарушениях в рамках служебного разоблачения.
3. О каких нарушениях можно сообщить?
Любой информатор, которому известно о:
• поведении или ситуациях, которые могут представлять собой нарушение Кодекса делового поведения, в частности коррупционных действиях или злоупотреблении влиянием, как описано в Кодексе делового поведения 3DS и Антикоррупционной политике;
• уголовном преступлении, нарушении (или попытке скрыть нарушение) законодательства, нормативных актов или международного обязательства, ратифицированного или одобренного Францией, или законодательства Европейского союза;
• угрозе или причинении вреда общественным интересам;
• риске серьезных нарушений прав и основных свобод человека, правил по обеспечению здоровья и безопасности людей или о вреде для окружающей среды;
(далее — Нарушения или по отдельности — Нарушение),
если он считает это обоснованным, может добросовестно и без прямого финансового вознаграждения сообщить о таком Нарушении в соответствии с настоящей Процедурой сообщения о нарушениях в рамках служебного разоблачения (далее — Сообщение).
Некоторые факты не могут быть предметом Сообщения, если они относятся к следующим категориям:
• тайные сведения, касающиеся национальной обороны и безопасности;
• охраняемая законом или секретная информация;
• тайна совещания судей;
• тайна следствия или судебного расследования;
• профессиональная тайна адвоката;
• конфиденциальная медицинская информация.
4. Как подать Сообщение?
4.1. К кому обратиться, чтобы подать Сообщение о нарушении?
Любой информатор, желающий сообщить 3DS о Нарушении, может отправить свое Сообщение вместе с любой сопроводительной информацией и/или документами менеджерам по деловой и кадровой этике 3DS[3] (далее совместно — Сотрудники, ответственные за рассмотрение сообщений).
• Желательно в письменной форме:
- по электронной почте на адрес people.ethicscommittee@3ds.com;
- или заполнив онлайн-форму для комитета по этике Dassault Systèmes, которая доступна по этой ссылке.
• Или устно:
- позвонив и оставив голосовое сообщение на специально выделенном ящике голосовой почты;
- или в ходе личной встречи[4].
Номер ящика голосовой почты для вашей страны можно найти в приложении C.
Доступ к электронному почтовому ящику и ящику голосовой почты есть только у Сотрудников, ответственных за рассмотрение сообщений. Они действуют от имени и в интересах комитета по этике 3DS.
Если в Нарушении, о котором сообщается, участвует один или несколько Сотрудников, ответственных за рассмотрение сообщений, информатор может связаться по электронной почте с председателем и генеральным директором 3DS, который передаст вопрос напрямую комитету 3DS по этике, чья задача заключается в обеспечении соблюдения ценностей 3DS, как указано в Кодексе делового поведения Dassault Systèmes.
В некоторых странах информаторы могут быть вправе вместо этого использовать местные каналы для подачи Сообщения о нарушении. Более подробные сведения об особых положениях касательно сообщения о нарушениях для своей страны можно найти в приложении B к данной Процедуре сообщения о нарушениях в рамках служебного разоблачения.
4.2. Есть ли какие-то рекомендации касательно правильной подачи сообщений? Как эффективно сообщить о нарушении?
В целях эффективной обработки Сообщений информатору настоятельно рекомендуется:
• представиться;
• указать, действует ли он в профессиональном качестве, отметив, относится ли он к одной из перечисленных выше категорий лиц (см. пункт 1 «Кто может быть информатором?»), а если нет, известно ли ему лично о факте предполагаемого нарушения;
• точно описать ситуацию, указав объективные факты, даты и имена вовлеченных людей;
• представить убедительные фактические доказательства (например, отчеты, документы, письма), которые помогут проверить факты обвинения, чтобы обеспечить возможность проведения тщательного расследования и воспрепятствовать возможной клевете.
Формулировки, используемые для описания предполагаемых фактов обвинения, должны честно отражать как факты, так и неопределенные моменты.
В дальнейшем общение Информатора и Сотрудников, ответственных за рассмотрение сообщений, будет осуществляться по электронной почте и/или по телефону, с помощью внутренних служб мгновенного обмена сообщениями 3DS и/или других средств, доступных на платформе 3DEXPERIENCE. Сотрудники, ответственные за рассмотрение сообщений, также могут предложить провести встречу, в том числе посредством видеосвязи.
4.3. Можно ли подавать Сообщения о нарушениях анонимно?
Сообщения о нарушениях могут быть анонимными. Однако мы не рекомендуем подавать Сообщения анонимно, поскольку это затрудняет проведение тщательного расследования для установления фактов и обеспечения защиты Информатора.
5. Как 3DS защищает Информатора?
5.1. 3DS гарантирует конфиденциальность.
3DS гарантирует конфиденциальность и целостность информации, собранной в рамках обработки Сообщения о нарушении, в частности личности Информатора.
3DS обязуется хранить в секрете личность Информатора.
Если Информатор не дал прямо выраженного согласия, его личность (или данные, позволяющие установить его личность) будет раскрыта только лицам, ответственным за обработку Сообщений в компании 3DS (в частности, за расследования и их последующий контроль), и при условии, что такое раскрытие необходимо для обработки Сообщения. Эти люди связаны строгим обязательством соблюдения конфиденциальности в соответствии с положениями Устава комитета по этике Dassault Systèmes.
3DS также обязуется гарантировать конфиденциальность и целостность информации, собранной в контексте рассмотрения Сообщения, а также:
• личности людей, о которых идет речь в Сообщении о нарушении;
• личность любого третьего лица, упомянутого в Сообщении о нарушении.
Личность Информатора (или данные, позволяющие установить его личность) и личность лица, в отношении которого подается Сообщение (или данные, позволяющие установить его личность), всегда могут быть раскрыты компанией 3DS судебному органу. Об этом затем сообщается Информатору, за исключением случаев, когда эта информация может поставить под угрозу судебное разбирательство.
5.2. В 3DS официально запрещены любые меры возмездия.
Меры возмездия строго запрещены. Сообщение о нарушении не может приводить к применению мер возмездия.
3DS запрещает любые формы возмездия, включая попытки возмездия, в отношении Информатора, добросовестно подавшего Сообщение о нарушении.
К мерам возмездия относятся, например, следующие действия: (i) исключение из процедуры приема на работу или отказ в доступе к стажировке или периоду профессиональной подготовки; (ii) наказание или увольнение; (iii) принуждение, запугивание, притеснение, остракизм или нанесение ущерба репутации через социальные сети; (iv) прямое или косвенное применение дискриминационных мер, в частности, в отношении оплаты, участия в прибыли, распределения акций, обучения, изменения категории, назначения, квалификации, определения категории, повышения по службе, перевода или продления контракта. В зависимости от фактов и обстоятельств психологическое притеснение также может считаться мерой возмездия.
Поскольку данная Процедура сообщения о нарушениях в рамках служебного разоблачения не является обязательной, 3DS также запрещает применение наказаний или мер возмездия в отношении лиц, подавших Сообщение не в контексте данной Процедуры сообщения о нарушениях в рамках служебного разоблачения.
Однако ненадлежащее или недобросовестное использование Процедуры сообщения о нарушениях или сообщения о нарушении (с единственной целью нанести ущерб интересам Сотрудника или в особенности компании 3DS) может привести к наложению дисциплинарных взысканий на автора сообщения, а также к судебному разбирательству.
В некоторых странах люди, помогающие Информатору подать Сообщение (помощники), защищены в соответствии с положениями действующего законодательства, в частности, от мер возмездия. Особые положения, действующие в конкретных странах, приведены в приложении B к настоящей Процедуре.
6. Как 3DS рассматривает Сообщения о нарушениях?
Проводится беспристрастный и максимально тщательный анализ сообщений; их проверяют, при необходимости проводят расследование и принимают меры, которые посчитают необходимыми, в соответствии с действующим законодательством и нормативными актами.
Сотрудники, ответственные за рассмотрение сообщений, могут запросить у Информатора дополнительную информацию для оценки достоверности обвинений.
Сотрудники, ответственные за рассмотрение сообщений, рассматривают Сообщения по поручению комитета по этике Dassault Systèmes.
Комитет по этике Dassault Systèmes проводит собрания раз в месяц. По состоянию на дату утверждения данной Процедуры членами комитета являются: секретарь компании, директор по персоналу, директор по юридическим вопросам, директор по внутреннему аудиту, директор по вопросам кадровой этики, директор по вопросам деловой этики и соответствия нормам, а также специалист группы по соответствию нормам.
Комитет обеспечивает соблюдение правил, изложенных в Кодексе делового поведения, и его задача заключается в систематическом расследовании случаев несоблюдения Кодекса делового поведения, доведенных до его сведения, в частности, посредством Процедуры сообщения о нарушениях в рамках служебного разоблачения.
Комитет по этике:
• получает информацию о любых нарушениях конкретных правил, рекомендаций и процессов 3DS в сфере деловой этики и соответствия нормам;
• изучает реализованные планы действий;
• в случае сложных проблем управления или местных конфликтов интересов внедряет, определяет и контролирует эти планы, прежде чем представить свои выводы и рекомендации операционным подразделениям 3DS.
Комитет по этике информируют о прекращении расследования, если обвинения оказались недостоверными или необоснованными либо если Сообщение утратило актуальность.
7. Какая информация предоставляется на каждом этапе процесса подачи сообщений?
7.1. Информатора в письменной форме информируют о получении его Сообщения не позже чем через 7 (семь) рабочих дней с момента получения Сообщения.
Если Сообщение посчитали недопустимым либо если его невозможно обработать из-за отсутствия необходимых данных, Информатору сообщают по электронной почте о причинах невозможности рассмотрения Сообщения компанией 3DS.
Если рассмотреть Сообщение возможно, Информатору в письменной форме сообщают о мерах, принятых после получения Сообщения для оценки достоверности обвинений и (в соответствующих случаях) для исправления проблемы, указанной в Сообщении, в течение периода, не превышающего 3 (три) месяца с момента подтверждения получения Сообщения.
Эти сроки не применяются к анонимным Сообщениям.
В случае анонимного Сообщения Информатор получает указанную информацию только в том случае, если он предоставил адрес электронной почты или другой контактный адрес для связи.
7.2. Лицо, которого касается Сообщение, информируют о наличии Сообщения о нем и об обработке его персональных данных в этом контексте в разумные сроки, как правило, в течение 1 (одного) месяца с момента обработки Сообщения. Однако предоставление такой информации может быть отсрочено, если это может поставить под серьезную угрозу достижение целей обработки Сообщения, например, при наличии риска уничтожения доказательств. В таком случае информация будет предоставлена сразу после устранения риска, в частности, во время первой беседы с соответствующим лицом, а при отсутствии такой возможности — в крайнем случае по окончании обработки Сообщения. Предоставляемая информация не будет содержать данных, касающихся личности Информатора, если он не дал на это прямо выраженного согласия.
7.3. Лица, участвующие в сборе или обработке Сообщения (в частности, свидетели), будут уведомлены об обработке их персональных данных как можно скорее, но в любом случае не позже, чем при первом контакте.
7.4. После обработки Сообщения Информатора уведомят по электронной почте о завершении процедуры.
Если вследствие Сообщения в отношении вовлеченного лица будут инициированы меры дисциплинарного взыскания или судебное разбирательство, такое лицо может получить доступ к данной информации в соответствии с нормами общего права.
8. Как происходит обработка персональных данных в контексте Процедуры сообщения о нарушениях в рамках служебного разоблачения?
Компания 3DS обрабатывает персональные данные, собранные в контексте данной Процедуры сообщения о нарушениях в рамках служебного разоблачения, в качестве контролера обработки данных.
Такие персональные данные будут раскрыты только: (i) Сотрудникам, ответственным за рассмотрение сообщений; (ii) другим лицам, на которых возложена ответственность за рассмотрение Сообщений в 3DS (в частности, за расследование и последующий контроль), при условии, что такое раскрытие необходимо для обработки Сообщения; (iii) компетентным органам власти, имеющим право требовать раскрытия таких данных.
Подробная информация о том, как 3DS защищает ваши персональные данные, приведена в приложении A к Процедуре.
Приложение A. Защита персональных данных в контексте Сообщения о нарушении
Как обеспечивается защита персональных данных в контексте данной Процедуры сообщения о нарушениях в рамках служебного разоблачения?
Компания 3DS обрабатывает персональные данные, собранные в контексте данной Процедуры сообщения о нарушениях в рамках служебного разоблачения, в качестве контролера обработки данных.
Такие персональные данные будут раскрыты только: (i) Сотрудникам, ответственным за рассмотрение сообщений; (ii) другим лицам, на которых возложена ответственность за рассмотрение Сообщений в 3DS (в частности, за расследование и последующий контроль), при условии, что такое раскрытие необходимо для обработки Сообщения; (iii) компетентным органам власти, имеющим право требовать раскрытия таких данных.
- Кого касается защита персональных данных?
В контексте данной Процедуры сообщения о нарушениях в рамках служебного разоблачения компания 3DS будет собирать и хранить персональные данные следующих лиц (далее — Субъекты данных):
• авторов Сообщения о нарушении;
• лиц, указанных в Сообщении;
• лиц, участвующих в сборе или обработке Сообщений, в частности свидетелей, помощников и третьих лиц, контактирующих с Информаторами.
- Какие персональные данные собираются?
К персональным данным, сбор которых выполняется в контексте Процедуры сообщения о нарушениях в рамках служебного разоблачения, могут относиться:
• личность, должность и контактные данные Субъектов данных;
• сообщаемые факты и информация, собранная в ходе проверки сообщенных фактов;
• отчеты о действиях по проверке и мерах, принятых в связи с Сообщениями.
С учетом характера обработки и в зависимости от характера Сообщения компания 3DS также может собирать уязвимые персональные данные в значении, предусмотренном действующими нормативными актами о защите персональных данных.
В связи с этим компания 3DS провела оценку воздействия на защиту данных, чтобы обеспечить все соответствующие гарантии для защиты прав и свобод Субъектов данных при указанной обработке. Результаты этого анализа воздействия были оценены и подтверждены специалистом по защите данных 3DS.
В соответствии с принципом минимизации 3DS обеспечивает фактический сбор и обработку только тех данных, которые необходимы для достижения целей обработки, напоминая авторам Сообщений о том, что информация, передаваемая в контексте Процедуры сообщения о нарушениях в рамках служебного разоблачения, должна быть фактической и прямо связанной с темой Сообщения.
- Как долго 3DS хранит персональные данные?
3DS хранит персональные данные в течение периода обработки Сообщения без ущерба для предусмотренных законом обязательств по хранению и сроков давности.
Как правило, Сообщения могут храниться только в течение периода, строго необходимого и соразмерного целям их обработки и защиты Информаторов, лиц, которых они касаются, и упомянутых в них третьих лиц, с учетом времени, необходимого для возможного дальнейшего расследования. В частности, персональные данные Субъектов данных хранятся:
• в активной базе данных в течение разумного периода времени с момента получения Сообщения до принятия окончательного решения о последующих действиях в связи с Сообщением;
• в виде промежуточных архивов (т. е. архивов, доступных только уполномоченным лицам при наличии служебной необходимости в силу выполнения своих рабочих обязанностей) после принятия окончательного решения в течение разумного периода, строго пропорционального целям обработки Сообщений и защиты Информаторов, лиц, которых касаются Сообщения, и упомянутых в них третьих лиц, с учетом сроков возможных дополнительных расследований.
Когда на основании Сообщения принимаются дальнейшие меры, в частности дисциплинарные или судебные разбирательства против лица, указанного в Сообщении, или автора недобросовестного Сообщения, данные, касающиеся Сообщения, хранятся до окончания разбирательства, истечения срока давности или исчерпания средств правовой защиты.
Архивы хранятся в соответствии с общей политикой хранения архивов, применяемой в 3DS, в течение периода, при любых обстоятельствах не превышающего сроков судебного разбирательства.
- С какими целями 3DS выполняет обработку персональных данных?
Персональные данные, собираемые в контексте Процедуры сообщения о нарушениях в рамках служебного разоблачения, используются исключительно в целях обработки Сообщения (получения и обработки Сообщения, проведения проверок, расследований и анализов, определения последующих действий, а также защиты Субъектов данных в соответствии с данной процедурой), а также в целях защиты или осуществления прав в любой юрисдикции для выполнения соответствующих юридических обязательств и/или реализации законных интересов 3DS.
- Как 3DS выполняет передачу персональных данных?
В целях проверки или расследования Сообщений обрабатываемые персональные данные могут передаваться в страны, где есть офисы 3DS. Список таких стран регулярно обновляется и доступен на следующей странице веб-сайта 3DS.
Чтобы гарантировать достаточный уровень защиты при передаче данных в страны, которые органы власти страны Субъекта данных (например, Европейская комиссия) не считают обеспечивающими надлежащий уровень защиты персональных данных, передача будет осуществляться на основе гарантий, которые органы власти страны Субъекта данных считают обеспечивающими надлежащую защиту персональных данных (например, на основе стандартных договорных условий, предусмотренных Европейской комиссией, или другого соответствующего механизма). Субъекты данных могут затребовать более подробную информацию о механизме, используемом 3DS для передачи их персональных данных, направив запрос непосредственно с помощью следующей формы.
- Какими правами обладают Субъекты данных?
В соответствии с действующими нормативными актами о защите персональных данных все Субъекты данных имеют право на доступ к своим персональным данным, их исправление и ограничение их обработки.
Право доступа может быть ограничено в зависимости от того, кто его осуществляет, стадии расследования и риска раскрытия личности Информатора.
Право на исправление может касаться только фактических данных, реальную точность которых 3DS может проверить на основании доказательств, причем без удаления или замены данных, даже если первоначально собранные данные оказались ошибочными. Однако в соответствии с действующими нормативными актами о защите персональных данных Субъекты данных не могут осуществлять права на удаление данных, возражение против их обработки и переносимость своих персональных данных в той степени, в которой их обработка в рамках настоящей Процедуры необходима для выполнения юридических обязательств, возложенных на 3DS.
Всеми этими правами можно воспользоваться, направив запрос с помощью следующей формы для связи. Субъекты данных также имеют право подать жалобу в Национальную комиссию по информационным технологиям и свободам (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés, CNIL).
- К кому можно обратиться с вопросами о моих персональных данных?
Все заинтересованные лица могут обратиться к специалисту по защите данных 3DS, направив запрос с помощью следующей формы для связи.
Приложение B. Особые положения, действующие в конкретных странах в отношении Сообщений о нарушениях
С положениями по конкретным странам (если таковые имеются) можно ознакомиться по следующей ссылке.
Приложение C. Телефонные номера голосовой почты для Сообщений о нарушениях в разных странах
Вы найдете эти номера телефонов, перейдя по следующей ссылке, где вы сможете оставить сообщение на автоответчике, соответствующем вашей стране, по которому вы сможете сделать оповещение.