Procedimiento de denuncia de irregularidades

Una persona «denunciante de irregularidades» (o «Whistleblower») es una persona que notifica o revela de buena fe información relativa a una infracción (tal como se define en el artículo 3 más abajo).

Un Denunciante de irregularidades puede lanzar su Alerta dentro o fuera del ámbito de su actividad profesional. Si la información no se ha obtenido en el desarrollo de actividades profesionales, el denunciante debe conocer los hechos personalmente. En cualquier caso, debe pertenecer a alguno de los siguientes grupos:

• Empleados de 3DS: directivos, empleados y becarios de 3DS, en cualquier cargo, posición jerárquica o lugar de trabajo, tanto si están en un proceso de selección como si ya han sido contratados (siempre que la información se haya recogido en el proceso de candidatura), y tanto si trabajan a tiempo completo como a media jornada, con contrato temporal o fijo;
• Antiguos empleados de 3DS: siempre que la información se haya recopilado en el contexto de esa relación laboral;
• Contratistas ocasionales y externos/empleados de 3DS: sobre todo, proveedores de servicios a los que se les haya asignado una dirección @3ds.com, sea cual sea su labor e independientemente de que estén en proceso de negociación de su contrato;
• Contratistas de 3DS y sus subcontratistas, ya sean personas físicas o, en el caso de entidades legales, miembros de su dirección administrativa u órganos de supervisión, así como miembros de su plantilla;
• Accionistas y titulares de derecho a voto en la Asamblea General de 3DS;
• Miembros de los órganos administrativos, de dirección o supervisión de 3DS.

3DS se compromete a tratar cualquier alerta, incluso de personas que no pertenezcan a ninguno de los grupos anteriores.

El uso del Procedimiento de denuncia de irregularidades no es obligatorio, ni excluyente.

Las Alertas se pueden realizar por distintos medios. Tanto si se reciben dentro como fuera del marco de este procedimiento, 3DS tratará todas las alertas que reciba y aplicará los principios de confidencialidad y no represalia que establece este procedimiento. (Ver artículo 5).

En algunos países, un denunciante de irregularidades puede enviar una Denuncia de irregularidades a autoridades externas de forma simultánea o alternativa, según permita la legislación del país en cuestión.

Consulte el Apéndice B de este Procedimiento de denuncia de irregularidades para obtener más información sobre las disposiciones específicas de cada país en cuanto a las denuncias.

Si lo considera justificado, cualquier denunciante de irregularidades que sepa de:

• Una conducta o situaciones que puedan constituir un incumplimiento del Código de Conducta Empresarial, en particular los actos de corrupción o tráfico de influencias, como se describe en el Código de Conducta Empresarial y Política anticorrupción de 3DS;
• Un delito, una violación (o intento de ocultación de una violación) de la ley o reglamentos o de un compromiso internacional ratificado o aprobado por Francia o de la legislación de la Unión Europea o cualquier legislación aplicable a 3DS;
• Una amenaza o daño al interés público;
• Un riesgo de violaciones graves de los derechos humanos y las libertades fundamentales, la salud humana y las reglas de seguridad o daños al medioambiente;
  
  (en adelante «Infracciones» o, de forma individual, una «Infracción»)

puede informar, de buena fe de dicha Infracción, de conformidad con el procedimiento de denuncia de irregularidades establecidas en el presente documento (en adelante, «Alerta»).

En la medida en que lo permita la legislación local, algunos hechos no se pueden denunciar si entran en la categoría de:

• Secretos de seguridad nacional y defensa
• Información protegida o clasificada
• Información en deliberaciones judiciales
• La confidencialidad de una investigación o procedimiento judicial
• Secreto profesional entre abogado-cliente
• Información médica confidencial

4.1 ¿Con quién tengo que hablar para lanzar una Alerta de denuncia de irregularidades?

Cualquier denunciante de irregularidades que desee advertir a 3DS de una Infracción puede enviar su informe, junto con cualquier información y/o documento que respalde la Alerta, al departamento de 3DS Business Ethics y a los responsables de People Ethics[3] (denominados, conjuntamente, los «Responsables de las alertas»):

• De preferencia, por escrito
• Por correo electrónico a: people.ethicscommittee@3ds.com
• O con un formulario online para la Comisión Ética de Dassault Systèmes, disponible en el siguiente enlace: https://www.3ds.com/es/about/corporate-responsibility/ethics-compliance/whistleblowing-form/
• bien verbalmente
• Dejando un mensaje de voz en un buzón de voz al efecto disponible en el siguiente enlace:https://www.3ds.com/es/about/corporate-responsibility/ethics-compliance/whistleblowing-form/
• O bien en una reunión en persona[4].

Consulte el Apéndice C para encontrar el número del buzón de voz que corresponda a su país.

Solo los responsables de las alertas tienen acceso a esos buzones de voz y de correo. Actúan en nombre y por cuenta de la Comisión de ética de 3DS.

En caso de que la Infracción notificada afecte a uno o varios Responsables de las alertas, el denunciante de irregularidades puede contactar por correo electrónico el Director General de 3DS, quien trasladará este asunto directamente a la Comisión de ética de 3DS, cuya misión consiste en asegurar la conformidad con los valores de 3DS, como se detalla en el Código de Conducta Empresarial de Dassault Systèmes.

En algunos países, los Denunciantes de irregularidades pueden tener derecho a utilizar canales locales para lanzar una Alerta. Consulte el Apéndice B de este Procedimiento de denuncia de irregularidades para obtener más información de las disposiciones específicas de cada país en cuanto a las denuncias.  

4.2 ¿Qué constituye una buena práctica de denuncia? ¿Cómo notificarlo de forma efectiva?

Para facilitar una tramitación eficiente de las Alertas, se recomienda a los Denunciantes de irregularidades que:

• Se identifiquen
• Indiquen si actúan como profesionales, especificando si encajan en alguna de las categorías indicadas anteriormente (véase el párrafo 1, «¿Quién puede ser un denunciante de irregularidades?». En caso de que no sea así, indique si conoce personalmente los presuntos hechos
• Describan la situación con precisión, ofreciendo datos, fechas y nombres de las personas implicadas
• Presenten evidencia factual (por ej., informes, documentos, correspondencia) que ayude a comprobar los presuntos hechos, para que se pueda realizar una investigación adecuada y se pueda desincentivar cualquier acción difamatoria

El lenguaje empleado para describir los presuntos hechos debe reflejar tales hechos de forma honesta, así como cualquier elemento de incertidumbre.

Posteriormente, los intercambios entre el Denunciante de irregularidades y los Responsables de las alertas se realizarán por correo electrónico o por teléfono, mensajería instantánea inmediata interna de 3DS y/u otros medios disponibles en la plataforma 3DEXPERIENCE. Los responsables de las alertas también pueden sugerir la celebración de reuniones, incluidas videoconferencias y reuniones en remoto.

4.3 ¿Las Alertas de denuncia de irregularidades pueden ser anónimas?

Las alertas pueden ser anónimas. Sin embargo, las Alertas anónimas dificultan la realización de una investigación en profundidad para determinar los hechos y comunicarse con el denunciante de las irregularidades.

5.1 3DS se compromete a mantener la confidencialidad

3DS se compromete a mantener la confidencialidad del Denunciante de irregularidades.

Salvo con el consentimiento explícito del Denunciante de irregularidades, su identidad (o los elementos que posibilitan su identificación) solo se comunicará a las personas responsables específicamente del tratamiento de las Alertas en 3DS (en concreto, las investigaciones y su seguimiento) y solo en el caso de que esta comunicación sea necesaria para el tratamiento de la Alerta. Estas personas están unidas por obligaciones de confidencialidad estricta, en virtud de la Carta de la Comisión de ética de Dassault Systèmes.

3DS también se compromete a mantener la confidencialidad y garantizar la integridad de la información recopilada en el contexto de una Alerta, así como de:

• La identidad de las personas a las que se refiere la Alerta de denuncia de irregularidades
• La identidad de cualquier tercero mencionado en la Alerta

3DS siempre puede comunicar la identidad del denunciante de irregularidades (o elementos que permitan su identificación) y la identidad de la persona a la que se refiere (o elementos que permitan su identificación) a las autoridades judiciales. Después se informará al denunciante de irregularidades, salvo que esta información pudiera comprometer el procedimiento judicial.

5.2 3DS prohíbe formalmente cualquier represalia

3DS prohíbe cualquier forma de represalia, incluidos los intentos de represalias, contra cualquier Denunciante de irregularidades que lance una Alerta de denuncia de irregularidades de buena fe.

Entre las medidas de represalias se pueden citar, por ejemplo: (i) quedar excluidos de un proceso de selección o de acceso a unas prácticas o periodo de formación profesional, (ii) ser castigados o despedidos o (iii) estar sujetos a cualquier tipo de coacción, intimidación, acoso, ostracismo o ataques contra la reputación en redes sociales o (iv) ser sometidos a medidas discriminatorias, directas o indirectas, sobre todo en relación con la remuneración, medidas de distribución de beneficios o distribución de acciones, formación, reclasificación, asignación, cualificación, clasificación, ascenso, traslado o renovación de contrato. Según los hechos y las circunstancias, los actos de acoso moral pueden también ser una forma de represalia.

Dado que este procedimiento de alerta de denuncia de irregularidades no es obligatorio, 3DS también prohíbe las sanciones y represalias contra personas que lancen una Alerta fuera del procedimiento de Alerta de denuncia de irregularidades.

Un uso indebido del Procedimiento de alerta de denuncia de irregularidades (con la única finalidad de dañar los intereses de un empleado o de 3DS en concreto) puede exponer a su iniciador a sanciones disciplinarias, así como procedimientos legales.

En algunos países, las personas que ayudan a un Denunciante de irregularidades a lanzar una Alerta de denuncia de irregularidades («facilitadores») están protegidas en virtud de las condiciones que establece la legislación aplicable, sobre todo en lo referente a las represalias. Las disposiciones específicas de cada país están enumeradas en el Apéndice B del presente procedimiento.

Las alertas se analizan de forma imparcial, con el máximo cuidado, y están sujetas a la verificación, investigación cuando corresponda, y cualquier acción que se considere necesaria, de conformidad con la ley y los reglamentos aplicables.

Los responsables de las alertas pueden solicitar al denunciante de irregularidades información adicional para valorar la precisión de las alegaciones.

Los responsables de las alertas son los que se encargan de gestionarlas, por la autoridad que les confiere la Comisión ética de Dassault Systèmes.

La Comisión de ética de Dassault Systèmes se reúne una vez al mes. Sus miembros son, a fecha de este procedimiento, la secretaria de la empresa, el director de Recursos humanos, el director del departamento Jurídico, el director de Auditorías internas, el director a cargo de People Ethics, el director de Business Ethics and Compliance y el director de Compliance del grupo.

La Comisión se encarga de velar por el cumplimiento de las normas del Código de Conducta Empresarial y tiene la tarea de investigar sistemáticamente los eventos de no conformidad con el Código de Conducta Empresarial que se le notifiquen, sobre todo aquellos que llegan a través del Procedimiento de alerta de denuncia de irregularidades.

La Comisión ética:

• Es notificada de las violaciones de las políticas de ética y cumplimiento normativo específicas de 3DS, así como las recomendaciones y procesos
• Examina los planes de acción implementados
• En el caso de problemas de gestión complejos o conflictos de intereses locales, ejecuta, define y supervisa estos planes antes de enviar sus conclusiones y recomendaciones a las organizaciones operacionales de 3DS

La Comisión de ética es notificada del cierre de una investigación cuando las alegaciones son imprecisas o infundadas, o cuando la alerta se ha vuelto irrelevante.

7.1 El Denunciante de irregularidades recibe un aviso de que se ha recibido su Alerta, por escrito, en un plazo máximo de siete (7) días laborables desde la recepción.

Si la Alerta se considera inadmisible o no puede tramitarse, por falta de información, el Denunciante recibirá un correo electrónico con los motivos por los que 3DS no puede hacer un seguimiento.

Cuando sea posible hacer un seguimiento de la Alerta, el Denunciante recibirá una notificación, por escrito, de la acción iniciada al recibir la alerta, para poder valorar la precisión de las alegaciones y, cuando corresponda, poner remedio al asunto de la Alerta, como máximo en un plazo que no supere los tres (3) meses a partir del acuse de recibo de la alerta.

Estos plazos no se aplican a las Alertas anónimas.

En el caso de una Alerta anónima, el Denunciante de las irregularidades solo recibirá información cuando haya proporcionado un correo electrónico o una dirección postal.

7.2 La persona a la que se refiere la Alerta recibe una notificación de la Alerta sobre él o ella y de que sus datos se tratarán en este contexto durante un tiempo razonable, en principio un (1) mes desde la tramitación de la Alerta. Sin embargo, esta información puede retrasarse cuando pueda comprometer gravemente el compromiso de los objetivos del tratamiento de la Alerta, por ejemplo, cuando exista riesgo de destrucción de pruebas. En este caso, la información se facilitará en cuanto se elimine el riesgo, sobre todo durante la primera entrevista con la persona afectada o, en su defecto, a más tardar al finalizar el tratamiento de la Alerta. Salvo que el Denunciante de irregularidades dé su consentimiento explícito, la información no contendrá ninguna información relativa a su identidad.

7.3 Las personas que participen en la recogida o tratamiento de la Alerta (sobre todo, los testigos) serán notificados del tratamiento de sus datos personales lo antes posible y, a más tardar, en el momento del primer contacto.

7.4 Cuando la Alerta haya sido tramitada, el Denunciante de las irregularidades recibirá una notificación por correo electrónico de que se ha cerrado el procedimiento.

Si se impone una sanción disciplinaria o se inician procedimientos legales contra la persona concernida a resultas de la Alerta, esta persona podrá obtener acceso a la información de conformidad con las normas aplicables.

Los datos personales recabados en el contexto de este Procedimiento de denuncia de irregularidades son tratados por 3DS, como responsable del tratamiento.

Estos datos personales solo se comunicarán (i) a los Responsables de las alertas, (ii) a las personas responsables específicamente de la gestión de las Alertas dentro de 3DS (en concreto, las investigaciones y su seguimiento), siempre que dicha comunicación sea necesaria para el tratamiento de la alerta y (iii) a las autoridades competentes que tengan derecho a solicitar la comunicación de tales datos.

En el Apéndice A de este procedimiento encontrará una explicación detallada sobre la forma en que 3DS protege sus datos personales.

Los datos personales recabados en el contexto de este Procedimiento de denuncia de irregularidades son tratados por 3DS, como responsable del tratamiento.

Estos datos personales solo se comunicarán (i) a los Responsables de las alertas, (ii) a las personas responsables específicamente de la gestión de las Alertas en 3DS (en concreto, las investigaciones y su seguimiento), siempre que dicha comunicación sea necesaria para el tratamiento de la Alerta y (iii) a las autoridades competentes que tengan derecho a solicitar la comunicación de tales datos.

1. ¿A quién concierne la protección de los datos personales?

En el marco del Procedimiento de alerta de denuncia de irregularidades, 3DS recopila y almacena los datos personales de las siguientes personas (los «Interesados»):

• Los autores de la Alerta de denuncia de irregularidades
• Las personas a las que se refiere la Alerta
• Las personas implicadas en la recopilación o el tratamiento de las Alertas, en particular los testigos, facilitadores y terceros en contacto con los Denunciantes de irregularidades
   

2. ¿Qué datos personales se recopilan?

Los datos personales recopilados en el marco de un Procedimiento de denuncia de irregularidades pueden ser:

• Identidad, cargo y datos de contacto de los interesados
• Hechos notificados e información recabada en el curso de la verificación de los hechos notificados
• Informes sobre las operaciones de verificación y las acciones adoptadas con respecto a las Alertas

A la vista de la naturaleza del tratamiento y en función de la naturaleza de la alerta, 3DS también puede recabar datos personales sensibles con el significado que establecen los reglamentos de protección de datos personales aplicables.

Por este motivo, 3DS ha realizado una evaluación del impacto sobre la protección de datos (DPIA por sus siglas en inglés) para asegurarse de que el tratamiento mencionado ofrezca todas las garantías adecuadas de protección de los derechos y las libertades de los interesados. Este análisis de impacto ha sido evaluado y valorado por el delegado de protección de datos de 3DS.

De conformidad con el principio de minimización, 3DS vela por que solo se recaben y traten los datos necesarios para el tratamiento, recordando a los autores de las Alertas que la información que se traslada en el marco del Procedimiento de denuncia de irregularidades debe ser siempre factual y estar directamente relacionada con el objeto de la Alerta.

3. ¿Cuánto tiempo conserva 3DS los datos personales?

3DS conserva los datos personales durante el tiempo de tratamiento de la Alerta, sin que esto afecte a las obligaciones legales de conservación de los datos ni las disposiciones sobre los plazos de prescripción.

Como norma general, las Alertas solo se pueden conservar durante el tiempo que sea estrictamente necesario y proporcional para su tratamiento y para la protección del Denunciante de irregularidades, las personas a las que se refiere y los terceros que mencionan, teniendo en cuenta el tiempo que se necesita para cualquier investigación avanzada. De forma más específica, los datos personales de los interesados se conservan:

• En una base activa durante un periodo razonable después de recibir la alerta, hasta que se adopte la decisión final sobre el seguimiento de la Alerta
• En forma de archivos intermedios (es decir, archivos accesibles solo para personas autorizadas, y cuyo acceso depende de lo que necesiten conocer en función de su cargo) después de que se adopte la decisión final, durante un periodo razonable, proporcional estrictamente a su tratamiento y la protección del Denunciante de las irregularidades, las personas a las que se refiere y los terceros que mencionan, considerando los plazos para cualquier investigación adicional.

Cuando se hace un seguimiento de la Alerta, en particular con procedimientos disciplinarios o una acción legal contra la persona a la que se refiere o la persona que ha dado lugar a una Alerta abusiva, los datos de la Alerta se conservan hasta el final de los procedimientos legales, el régimen de prescripción o la prescripción de las reparaciones legales.

Los archivos se conservan de conformidad con la política general de conservación de archivos que se aplica en 3DS, durante un periodo que no excederá, en ningún caso, la duración de los procedimientos legales.

4. ¿Qué finalidad tiene el tratamiento de los datos por parte de 3DS?

Los datos personales recopilados en el marco del procedimiento de denuncia de irregularidades se utilizan solamente para tratar la Alerta (recibir y tratar la Alerta, gestionar las comprobaciones, investigaciones y análisis, definir el seguimiento de la Alerta, y proteger a los interesados, según las disposiciones de este procedimiento) y defender o ejercer derechos ante cualquier jurisdicción para cumplir con las obligaciones legales aplicables y/o el interés legítimo de 3DS.

5. ¿Cómo gestiona 3DS la transferencia de datos personales?

Para la verificación o investigación de las Alertas, los datos personales tratados se pueden transferir a países donde opera 3DS. La lista de tales países se actualiza regularmente y está disponible en la siguiente página de la web de 3DS: https://www.3ds.com/es/about/company/contact-information

Para garantizar un nivel de protección adecuado para las transferencias a países que las autoridades del país del interesado (por ej., la Comisión Europea) no consideren que ofrecen un nivel adecuado de protección de los datos personales, la transferencia se basará en garantías que las autoridades del país del interesado consideran que ofrecen una protección adecuada de los datos personales (por ej., cláusulas contractuales estándar emitidas por la Comisión Europea o cualquier otro mecanismo pertinente). Los interesados pueden solicitar más información sobre el mecanismo utilizado por 3DS para transferir sus datos personales, haciendo una solicitud directa a través del siguiente formulario : https://www.3ds.com/es/privacy-policy/contact/ 

6. ¿Qué derechos tienen los interesados?

Sujeto a los reglamentos aplicables sobre protección de datos personales, todos los interesados tienen derecho a acceder, rectificar y restringir el tratamiento de sus datos personales.

El derecho de acceso puede estar limitado, dependiendo de la persona que lo ejerza, la fase de la investigación y los riesgos de identificar al Denunciante de irregularidades.

El derecho de rectificación solo puede referirse a datos factuales, cuya precisión material debe poder ser verificada por 3DS, basándose en la evidencia y sin la eliminación o sustitución de los datos, aunque los datos originalmente recabados sean erróneos. Sin embargo, de conformidad con los reglamentos aplicables sobre la protección de los datos personales, los interesados no podrán ejercer sus derechos de eliminación, oposición y portabilidad de sus datos personales en la medida en que su tratamiento en la aplicación del presente Procedimiento sea necesario para cumplir con las obligaciones legales a las que está sujeto 3DS.

Todos estos derechos se pueden ejercer mediante el envío de una solicitud a través del siguiente formulario de contacto: https://www.3ds.com/es/privacy-policy/contact/ 

De conformidad con la legislación aplicable en materia de protección de datos, los interesados también tienen derecho a presentar una reclamación ante la autoridad local de protección de datos. Si se encuentran en la Unión Europea, Liechtenstein, Noruega o Islandia, tienen derecho a presentar una reclamación ante la Comisión Nacional de Informática y Libertades (CNIL).

7. ¿Con quién tengo que hablar si tengo dudas sobre mis datos personales?

Cualquier parte interesada puede contactar con el delegado de protección de datos de 3DS enviando una solicitud a través del siguiente formulario de contacto: https://www.3ds.com/es/privacy-policy/contact/ 

Las disposiciones de este apéndice B establecen las características concretas de las reglas relativas a las alertas de denuncias de irregularidades país por país.

FRANCIA

Procedimientos de notificación externa

• El denunciante de irregularidades puede enviar una alerta externa, ya sea después de haber enviado una alerta interna, o directamente a las autoridades competentes, entre las que designa el Decreto n.° 2022-1284 de 3 de octubre de 2022 en relación con los procedimientos para recopilar y tratar las alertas lanzadas por los denunciantes de irregularidades y establecer la lista de autoridades externas que establece la ley n.° 2022-401 de 21 de marzo de 2022 para la mejora de la protección de los denunciantes de irregularidades.
• Este apéndice al decreto enumera las autoridades competentes por materia. Puede encontrarse aquí.

Facilitadores

• En Francia, los facilitadores, que también gozan de protección, son toda persona física o entidad legal sin ánimo de lucro en virtud del derecho privado (por ej., un sindicato o una asociación) que ayuda a un denunciante de irregularidades a lanzar su Alerta.

Puede encontrar estos números de teléfono haciendo clic en el siguiente enlace, donde podrá dejar un mensaje en el buzón de voz de su país, al que podrá enviar una alerta.

[1] Estos incluyen la ley francesa n.° 2016-1691 de 9 de diciembre de 2016 sobre la lucha contra la corrupción («Loi Sapin 2»); la ley n.° 2017-399 de 27 de marzo de 2017 sobre la obligación de vigilancia de las empresas matrices y empresas solicitantes («Obligación de vigilancia») y ley n.° 2022-401 de 21 de marzo de 2022 dirigida a mejorar la protección de los denunciantes de irregularidades («Ley Waserman») que se traspone en la directiva francesa 2019/1937 de 23 de octubre de 2019 sobre la protección de personas que informan de infracciones de la ley de la Unión, más conocida como la directiva de Denunciantes de irregularidades, y su decreto de implementación n.° 2022-1284 de 3 octubre de 2022.

[2] Dassault Systèmes se refiere a Dassault Systèmes S.E. y todas las personas y entidades bajo el control directo o indirecto de Dassault Systèmes S.E. o bajo su control compartido, tanto si ese control lo ejercita una autoridad directiva, una participación accionarial u otros.

[3] Responsables de ética y cumplimiento normativo

 [4] El Denunciante de las irregularidades puede solicitar también una entrevista en persona o por videoconferencia con un Responsable de las alertas para tratar la alerta que ha iniciado. En todos los casos, se debe grabar un informe oral, con el consentimiento del denunciante de irregularidades. Si no se da el consentimiento para grabar, se invitará al Denunciante de irregularidades a enviar su alerta por escrito.